Comment organiser un évènement sportif ?
Vous avez comme projet d’organiser un événement sportif bientôt ? Pour qu’il soit un franc succès, voici 4 conseils qui vous guideront tout au long de l’organisation.
Etape 1 : Peaufiner le concept de l’événement
Un événement réussi est un événement qui interpelle les gens, et pas seulement de manière superficielle. Pour que votre cible ait effectivement envie de prendre part à votre événement sportif le jour J, le concept de celui-ci doit être bien rôdé et présenter une petite touche d’originalité. Prenez le temps de réfléchir à ce qui intéresse votre cible, où la trouver et comment la motiver.
Une fois ce travail accompli, vous pouvez passer à l’organisation. Il vous faudra trouver le lieu, fixer la date, demander d’éventuelles autorisations à la mairie, souscrire une assurance et planifier la logistique.
Le travail à effectuer pour organiser un événement sportif semble titanesque, mais avec une vision claire du déroulement de ce dernier, vous saurez au fur et à mesure ce qu’il est nécessaire d’accomplir. Prévoyez plusieurs mois en amont afin d’avoir le temps de tout bien préparer.
Etape 2 : Rechercher des sponsors
Le sponsoring est très présent dans le monde du sport. Aujourd’hui, pratiquement aucun événement sportif n’a lieu sans l’intervention de sponsors, et c’est plutôt compréhensible.
Pour les marques qui sponsorisent, c’est l’occasion de bénéficier de la couverture médiatique autour de l’événement, tout en améliorant leur image et en gagnant en notoriété.
Pour vous, entité organisatrice, c’est le moyen idéal d’obtenir des fonds plus importants, qui vont vous permettre par la suite de proposer un événement encore plus sensationnel. Les parrains peuvent également fournir des « goodies » à vos participants et spectateurs. Ce peut être des t-shirts, des casquettes, clés USB ou encore des sacs recyclés.
Identifiez vos sponsors potentiels, et mettez en avant la cohérence de leurs activités avec l’objectif de votre projet. Ensuite, n’hésitez pas à utiliser différents canaux pour faire parrainer votre événement. N’oubliez pas non plus que vos clients et fournisseurs actuels sont susceptibles d’être intéressés.
Etape 3 : Faire du tapage avant l’événement
Maintenant que vous avez mis en place votre événement et que vous avez trouvé la plupart de vos sponsors, il est temps de passer à une étape cruciale : la communication. Sans elle, peu de monde, voire personne, ne saura que vous avez entrepris d’organiser un événement sportif intéressant.
La communication commence des semaines ou même des mois avant le jour J. Affichage, communiqués de presse en ligne et hors ligne, compte à rebours sur votre site et publications sur les réseaux sociaux font partie de vos premiers outils de publicité.
Plus votre événement approche, plus vous devez opter pour un mode de communication direct. Privilégiez alors le tractage, les annonces à la radio, l’envoi d’e-mailing, les panneaux publicitaires et, bien sûr, les incitations sur vos diverses plateformes digitales.
Parfois, il est également utile de procéder à des relances par téléphone. C’est fastidieux mais efficace.
Etape 4 : Communiquer pendant l’événement
La communication ne s’arrête certainement pas avant l’événement. Elle a lieu aussi pendant et devrait se poursuivre après celui-ci.
Le jour J, il n’est donc pas encore trop tard pour attirer la foule. Pensez aux flyers, à la publicité au sol, aux hashtags en ligne et bien d’autres. En parallèle, renforcez votre présence à l’aide d’oriflammes publicitaires et tentes événementielles gonflables à l’image de votre marque. Elles sont pratiques, légères, résistantes, faciles à installer et produisent l’effet escompté, c’est-à-dire, marquer positivement les esprits des participants.
Refuges pour les sportifs et les organisateurs, elles peuvent, en outre, vous servir de fond pour certaines photos. Ces clichés alimenteront plus tard vos comptes en ligne, et illustreront vos prochains communiqués.
De tels dispositifs ont l’avantage d’être réutilisables, si bien que vous pouvez les ressortir pour d’autres occasions. Ils sont d’autant plus pratiques si votre événement sportif se déroule sur plusieurs jours d’affilée.
Organiser un événement sportif demande quelques anticipations. Et une fois le jour J passé, clôturez votre travail en envoyant des emails de remerciement, et en diffusant des articles qui mettent vos participants à l’honneur.